قبل السماح بالشحن، لا يكفي أن يراجع المشتري الفاتورة فقط؛ فمستندات الفحص تثبت أن الدفعة المنتجة مطابقة للمواصفة المعتمدة.

تشمل الملفات المعتادة شهادة المادة، تقرير الأبعاد، فحص القلاوظ، سماكة الطلاء، الوسم، صور التعبئة، وسجل المعالجة الحرارية عند الحاجة.

طلب هذه الملفات قبل تحميل البضاعة يقلل الخلافات اللاحقة ويتيح تصحيح الملصقات أو الكميات أو الشهادات بينما لا يزال الطلب تحت سيطرة المورد.